Konferens

- En plats skapad för möten!

Ska ni ha ledningsmöte, konferens, chefsmöte eller möte med era viktigaste kunder? Möjlighet att tillsammans utveckla en strategi, förankra en affärsplan eller dra upp riktlinjer för framtiden? Behöver ni funktionella konferensrum i kombination med många grupprum för din konferens?

Vi har flexibla konferenslokaler för såväl den lilla som den riktigt stora konferensen. Kontakta vår bokning på 08 – 731 42 42 eller klicka och gör en förfrågan

Klicka på bilden för att gå en rundtur på anläggningen.


Visa större karta

Konferens ger ny energi

Tillhör du en av dem många som undrar varför man ska ha konferens? Som har tröttnat på oändliga timmar i olika konferenser och möten på den ena konferensanläggningen, eventlokalen eller mötesplatsen efter den andra? Skärgårdskonferens, konferens i Stockholm, dagkonferens i någon cool eventlokal i skogen…. Ja, du har säkert varit med om det mesta.

Som ofta har tänkt ”Måste vi verkligen träffas”? Eller ”Vore det inte enklare att fixa allt via nätet”? Redan nu finns det ju människor som klarar det mesta elektroniskt; inklusive shopping, småprat, äktenskap och husdjur.

Vi ringer en psykolog och frågar om man kan leva sitt liv utan att mötas. Han häpnar inför vår fråga och ryter:

”Herregud, vi är ju sociala varelser. Vi behöver möta andra varelser. Att mötas är ett basalt  mänskligt behov, ett behov att få bekräftat att jag är jag. Jag möter andra – alltså finns jag till.”

Utan möten dör vi

Människan har länge vetat att hon inte överlever utan mänsklig kontakt. I en gammal historia berättas t ex att kalifen i Bagdad grubblade över vilket språk som var människans ursprungliga. För att få svar på frågan lät han samla ett stort antal nyfödda, hyste in dem i sitt palats och gav dem den bästa tänkbara vård som tänkas kunde. Barnen fick perfekt föda och sköttes av landets främsta läkare och sköterskor.

Men ingen fick tala till de små. Barnen skulle ju själva utveckla ett språk sinsemellan – människans ursprungliga. Ingen fick heller kela med barnen eller leka med dem för att kalifen skulle vara säker på att inget småprat skulle uppstå.

Så gick tiden och kalifen väntade med spänning på sitt svar. Men han fick aldrig något. Inget enda av barnen överlevde nämligen så länge att de började tala. Alla barnen dog.

Psykologen och sociologen Erich Fromm menar att människan alltid är ensam, inlåst i sitt övergivenhets fängelse och att det djupaste mänskliga behovet är behovet att övervinna sin särskildhet.

”Hon skulle mista förståndet om hon inte hade möjlighet att söka kontakter utåt, på något sätt ty sig till andra människor, till världen utanför fängelset.”

Vi speglar oss i varandra

Vad är det då som händer i ett mänskligt möte? Med ett modernt begrepp skulle vi säga ”kommunikation”. Kommunikation på många kanaler.

Att det talade ordet ”sänds” och ”avlyssnas” är ju självklart. Men i mötet sänds och lyssnas också på fler kanaler, med fler sinnen. Här finns allt från ljud och dofter till kroppsspråk eller med new-age-språk; vibrationer och energier.

Allt detta tolkar vi och reagerar vi på. Vi bekräftar oss själva och den andre på ett sätt som är alldeles omöjligt utan ett möte; hur bra teknik vi än har med video, telefoner och Internet.

I en bok om psykoanalys skriver författaren om vad en analytiker iakttar i sitt möte med en klient – och det är inte lite:

”Det är allmänna drag i beteendet som reservation, värme, fastlåshet, spontanitet, trotsighet, eftergivenhet, misstänksamhet, förtroendefullhet, bestämdhet, skygghet, hänsynslöshet och känslighet. För även om vi vet en hel del om en människa… … så blir vår bild av honom betydligt klarare och fullständigare om vi möter honom personligen och har honom framför oss.”

Kroppsspråkets betydelse är väl känt idag. En vanlig tes är att det säger flerfalt mer om oss själva än vad vi uttrycker genom munnen. Till kroppsspråket hör sådana viktiga områden som revir och utrymme, hållning och gester, uttryck och minspel, blickar och beröring. Känsligast för allt detta är vi kanske i förälskelsen då varje ögonkast och varje rörelse från den älskade t o m känns rent fysiskt i vår egen kropp.

Att försvara, lovsjunga och tillråda

Psykologin som fått ge oss fakta i stycket ovan är en ung vetenskap. Mycket äldre är retoriken som också har en hel del att säga om möten. Retoriken uppstod i det gamla Grekland där demokratin föddes och där var och en (nåja, det gällde förstås bara de fria männen) hade rätt att själv föra sin talan och vara med och fatta beslut i folkförsamlingens debatter.

Retorik betyder ”talandets” konst eller ”konsten att övertyga”. Under antiken fanns inga andra sätt att tala till människor än att möta dem så retoriken handlar till stor del om möten.

Tre möten var i fokus för antikens män: Rättegången där det moderna försvarstalet föddes.

Ceremonier där någon skulle firas eller hyllas och där dramaturgin för ett lovtal utvecklades. Och viktigast av alla förstås debatten där folkförsamlingen fattade de beslut som skulle göra staden rik och mäktig och försvara den mot yttre och inre fiender. Här – liksom i våra dagar – handlade det om att tillråda eller avråda.

I dagens arbetsliv använder vi främst konferensen för att fatta beslut. Det gäller såväl små som stora konferenser. Efter information ska något hända och någon eller några i den församling som deltar ska agera på något sätt. Dagens kick-offer, konferenser, kundevent, dagkonferenser, mässor och kongresser, kan liknas vid ceremonier där den nya visionen, ledningen eller strategin ska hyllas. Och försvarstalet lever inte minst i teve i de lika fascinerande som oändliga serierna om amerikanska juristers liv och leverne.

Tillhör du dem som talar på möten rekommenderar vi varmt ett nedslag i retorikens kunskap och konster.  Det är en urgammal vetenskap som är förvånansvärt ung. Mycket har ändrats under två tusen år – men knappast människans sätt att tänka, känna, tala och mötas.

Ledare måste kunna mötas

Dagens forskare har bidragit med ytterligare två ord när det gäller möten. De talar om att möte har forumeffekter och interaktionseffekter.

Forumeffekter är sådant som rör hur hela gruppen utvecklas. T ex kan hela gruppen ändra uppfattning eller förväntningar. Andra ord skulle kunna vara gruppeffekter eller gruppdynamik.

Interaktionseffekter är det som sker mellan medlemmarna i gruppen. Dessa effekter handlar om hur medlemmarna samspelar och påverkar varandra.

Till sist över till en representant för en verkligt ung profession; vår vän headhuntern. Vi frågar henne om det skulle vara möjligt att rekrytera en chef utan att träffa aspiranterna?

”Nej, det vore helt omöjligt. Jag måste ta på dem, se dem i ögonen, känna deras handslag. Kroppsspråket är så avslöjande och så oerhört talande. Jag ser direkt om en människa mår bra eller inte, om han eller hon lyser och strålar eller inte. Det är klart att jag tittar på en persons CV, tar referenser och allt det där. Men mötet är 95 % av mitt beslutsunderlag. Jag måste ju också känna efter om den här personen passar in i kulturen på det företag jag rekryterar till. Kommer man att gillar varandra?”

Dessutom bedömer headhuntern den eventuelle ledarens egen förmåga att hantera ett möte och menar att en ledare idag behöver mod, nyfikenhet, ork, generositet och ödmjukhet. Han eller hon behöver humor, en glimt i ögat, ha lätt för ett skratt och måste kunna ”sälja” sig själv.

Det räcker inte längre att vara begåvad och ha bra utbildning, ledaren måste också kunna möta och ta folk och göra ett bra intryck.

Social kompetens är den allra viktigaste grundstenen för att åstadkomma en bra konferens.

Managementgurun Peter Drucker menar att det inte ens räcker med egen social kompetens. Hela gruppen måste utveckla en ”gruppintelligens”. Nyckeln till denna är social harmoni. Det är denna förmåga att komma överens som – alla andra faktorer lika – gör en grupp talangfull, produktiv och framgångsrik. Eller på ett enklare språk: Gillar vi varandra? Har vi kul? Stämmer vi ihop? Eller skär det sig?

Sensmoralen av detta är uppenbar. Ledaren måste med sin egen sociala förmåga kunna utveckla gruppens sociala förmåga och harmoni. Först då kan man dra nytta av allas talanger i en konferens.

Kreativitet, nya idéer och energi

Vad ska då all denna sociala förmåga och förmågan att leda konferenser vara bra för?

Jo, för att väcka arbetslust , kreativietet och bygga relationer. Konferenser idag handlar inte bara om att tillråda eller avråda som i det gamla Grekland. Nej, nu handlar det också om att skapa förståelse och insikt för vad som sker i omvärlden och vad det ställer för krav på den egna organisationen. Nu handlar det om att skapa gemensamma visioner och mål och väcka energi och inse att det är i mötet med andra som kreativitet, nya idéer och skaparglädje uppstår.

Internt kan en konferens användas t ex för att:
· Kommunicera och skapa dialog kring nya idéer och visioner.
· Stärka företagskultur och vi-känsla.
· Motivera och stimulera.
· Öka lojalitet.

Externt har konferensen än fler funktioner. I den nya synen på marknadsföring som ett sätt att bygga relationer kan konferensen bidra med:
· Förbättra image.
· Bygga relationer och nätverk.
· Ömsesidigt kunskapsutbyte.
· Skapa bindningar/åtaganden.
· Sälja in budskap, varor och tjänster.

Mötesstrukturen

Figur: Mötesstruktur från boken Möteskommunikation, Wildhuss/Segerfeldt, Liber Förlag

Möten, konferenser och event är inget som bara sker. De behöver en struktur.

För interna möten såväl som för externa möten behövs en struktur. Den strukturen handlar dels om innehållet, vilka som ska delta, hur ofta mötena ska genomföras, hur de ska genomföras och inte minst viktigt. Vilka årliga forum ska vi skapa? För medarbetare, kunder och andra intressenter till vårt företag.

Möten för medarbetare som kan vara en del av denna struktur:
· Chefsmöten
· Konferenser
· Dagkonferens
· Ledningsgruppsmöten
· Kick offer
· Utbildning

Externa möten för kunder och andra intressenter:
· Kundevent
· Mässor
· Kongress

Genom att använda denna struktur säkerställer du att ditt företags samtliga möten bidrar till affärsmålen.